Merksatz: Der öffentliche Auftraggeber muss in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse angeben, unter der die Vergabeunterlagen „vollständig und direkt“ abgerufen werden können, § 41 Abs. 1 VgV. Dem wird der Auftraggeber nicht gerecht, wenn die Bieter verschiedene Seiten aufrufen und sich wiederholt „durchklicken“ müssen, um erst dadurch Zugriff auf die vollständigen Vergabeun-terlagen zu erhalten.
Sachverhalt: Eine zentrale Beschaffungsstelle schrieb einen Rahmenvertrag über die Lieferung elektrisch höhenverstellbarer Schreibtische aus. Technische und ästhetische Anforderungen legten die „Technischen Lieferbedingungen“ (TL) sowie die ergänzten technischen Zeichnungen fest. Die TL konnten über eine angegebene Internetadresse heruntergeladen werden, die in der Bekanntmachung enthalten war. Dagegen mussten sich interessierte Unternehmen für die übrigen Vergabeunterlagen mehrfach „durchklicken“. Es war zudem erforderlich, die genaue Bezeichnung der TL über ein Suchfeld aufzurufen. Die zugehörigen ergänzenden technischen Zeichnungen konnten nur per E-Mail-Benachrichtigung angefordert werden.
Entscheidung: Die Vergabekammer des Bundes (VK Bund, Beschluss vom 19. Juli 2018, VK2-58/18) entschied, dass diese elektronische Vergabe den gesetzlichen Anforderungen nicht gerecht wurde. Nach § 41 Abs. 1 VgV müssen alle Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt online zur Verfügung gestellt werden. Das scheiterte hier nach Auffassung der Vergabekammer Bund in mehrfacher Hinsicht, nicht nur wegen der E-Mail-Benachrichtigung, sondern weil die Verlinkung keinen einheitlichen, direkten Zugriff auf sämtliche erforderlichen Unterlagen sicherstellte. Erschwerend kam vorliegend hinzu, dass die TL in der Bekanntmachung unter der Rubrik verlinkt war, die nicht angebotsbezogene Anforderungen betraf, sondern die bieterbezogenen Anforderungen an dessen Eignung.
Hinweise: Die Übergangsfrist für die Umstellung auf elektronische Vergaben ist mit dem 18. Oktober 2018 ausgelaufen. Auf die möglichst einfache und barrierefreie Verfügbarkeit elektronischer Vergabeunterlagen ist daher immer und gesetzlich zwingend zu achten. Die Vergabeunterlagen müssen „vollständig und direkt“ abrufbar sein, was für die überwiegende Zahl aller Beschaffungen gilt und nur im Ausgangsfall verzichtbar sein kann. Nicht nur muss der Zugang einheitlich sein, sondern die Verlinkung muss auch anforderungsspezifisch aufgebaut werden, wie die Verlinkung der TL über die Ziffer zur Eignung der Bieter in der Bekanntmachung zeigte.
Die Entscheidung ist nicht bestandskräftig, gibt jedoch erste wertvolle Warnhinweise an die Praxis.
Christoph Just LL.M. ist Partner unserer Sozietät in Frankfurt am Main und Fachanwalt für Steuer- und Verwaltungsrecht. Seine Praxis fokussiert sich auf Prozessführung (staatliche und Schiedsgerichtsbarkeit) wie auch auf regulatory (Umwelt, Energie, Vergabe).
